Wat is een processtructuur?
 

Processen zijn ketens van activiteiten. Deze activiteiten zijn logisch geordend en gericht op het bereiken van resultaten (output) voor een klant. Zie voor voorbeelden.

Elk proces is opgebouwd uit vijf elementen:

  • resultaten
  • activiteiten
  • mensen
  • middelen en
  • kaders

Deze processtructuur is in de volgende figuur afgebeeld.:

Basiselementen proces

Resultaten
Een proces ontleent zijn bestaansrecht aan zijn output, het resultaat voor de klant. Dat kunnen broden zijn, ingekochte materialen, maar ook adviezen of andere diensten. In feite draait alles om het resultaat. Zo wordt er bij het ontwerp van een proces van–achteren–naar–voren geredeneerd. Welk resultaat met ik opleveren en welke activiteiten zijn er nodig om dat te bereiken? Elke activiteit die geen waarde toevoegt, is overbodig en wordt geschrapt. Ook het werken met processen is feitelijk niets anders dan sturen op resultaten. Aan elk resultaat worden doelstellingen of normen verbonden. Deze worden meetbaar gemaakt via prestatie–indicatoren (PI). Van elk geleverd resultaat wordt permanent vastgesteld of de beoogde kwaliteit gehaald wordt.

Activiteiten
Elk proces is een keten van activiteiten. Dit zijn enkelvoudige procestappen, handelingen of bewerkingen, zoals deeg maken of een rapport beoordelen. De werkstroom in een proces bevat alleen relevante activiteiten, elke stap moet een duidelijke relatie hebben met het eindresultaat. De diepgang waarmee activiteiten uitgewerkt worden hangt af van het feit of activiteiten kritisch zijn. Gedetailleerde voorschriften zijn bijvoorbeeld nodig bij activiteiten die bepaalde gezondheidsrisico’s (injecties, medicatie) of financiële risico’s (fraude) met zich meebrengen. Als processen uit veel activiteiten bestaan worden deze geclusterd in subprocessen of nog kleinere eenheden.

Mensen
Mensen verrichten een deel van de activiteiten binnen een proces. Zij worden beschouwd als actoren met een bepaalde rol. De verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van die actoren is cruciaal voor een effectief en efficiënt procesverloop. We maken hierbij gebruik van de RASCI–systematiek. Een ander belangrijk aandachtspunt is het vakmanschap van de betreffende actor. Er moet steeds een evenwicht gevonden worden tussen hetgeen de processen voorschrijven en hetgeen de actor op basis van eigen inzicht en vakmanschap zelf kan bepalen. Uitgangspunt is daarbij dat processen de minimale hoeveelheid voorschriften bevatten en dat maximaal geïnvesteerd wordt in het vakmanschap van mensen. Zie verder.

Middelen
Onder middelen verstaan we machines, informatievoorziening, documenten en overige faciliteiten (huisvesting, materieel) die binnen de processen zelfstandig activiteiten verrichten of door actoren gebruikt worden om activiteiten mee te verrichten. Middelen zijn geen input. Een middel wordt niet direct in het proces verbruikt, terwijl input dient als grondstof en omgezet wordt in output. Het middel informatievoorziening heeft de laatste jaren een steeds belangrijker rol gekregen. Deels door de steeds verdergaande integrale bedrijfsautomatisering (ERP) en deels door de toegenomen inzet van workflowhulpmiddelen (WFM). De ERP–pakketten bevatten meer–en–meer zelf sjablonen waarin de complete procesgang van een organisatie wordt weergegeven. Voor allerlei standaard (ondersteunende) processen zoals personeels–, financiëel– en facility– management is het al niet meer nodig de processen voor de eigen organisatie te ontwerpen. In de meeste gevallen voldoet het standaard-proces na aanpassing van het sjabloon uit het ERP–pakket. De WFM–pakketten bevatten eveneens sjablonen waarin processen geprogrammeerd kunnen worden. De sjablonen hebben een algemener karakter en zijn in principe geschikt om alle bedrijfsspecifieke processen te automatiseren.

Kaders
Het begrip kaders wordt gebruikt voor alle randvoorwaarden, vereisten (normen), plannen en triggers die van buiten binnenkomen en bij de besturing van het proces een rol spelen. Daarbij valt te denken aan kwaliteitscriteria of normen waaraan het eindresultaat moeten voldoen of aan kaders (geld) voor de inzet van mensen en middelen.

Resultaten (input!)
In de processtructuur valt op dat het begrip ‘resultaten’ twee keer genoemd is: één keer als output en één keer als input. Achterliggende gedachte is dat de input ook een resultaat is, alleen van een voorliggend proces. In dat opzicht verschilt het resultaat ‘input’ niet van het resultaat ‘output’. Overigens kan een klant een externe klant zijn, maar ook een interne klant. In het laatste geval is er sprake van interne processen die via een klant–leverancier relatie aan elkaar geschakeld zijn.

     
Soorten processen

Het Droste cacao–effect. De verpleegster op het cacaobusje, met een dienblad in haar hand waarop hetzelfde cacaobusje staat, met weer dezelfde verpleegster en hetzelfde cacaobusje. Dit effect treed ook op bij een proces. We zagen al dat de input van een proces geleverd werd door een vorig proces. Ook de mensen en middelen worden geleverd door ondersteunende processen evenals de kaders, die de output zijn van besturende processen. Zelfs het ontwerp en het verbeteren van het proces zelf, is een verbeterproces. Voor al deze processen geldt weer dat ze dezelfde processtructuur kennen bestaande uit resultaten, activiteiten, mensen, middelen en kaders. Zie verder voor een uitwerking van verschillende soorten processen.

Processtructuur in meer detail